31 maart 2018 staat met grote letters in de agenda’s: die datum is voor medewerkers van het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis niet te missen. Dan stapt het ziekenhuis over op een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) met bijbehorend patiëntenportaal. Wat komt er allemaal kijken bij zo’n naderende livegang? Welke zorgprofessionals en disciplines werken samen om een patiëntenportaal goed in te richten en te lanceren, waar loop je tegenaan? Om op deze vragen een antwoord te krijgen werken Nictiz en SmartHealth samen in een serie artikelen.
Het ETZ (Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis) is een (boven)regionaal, topklinisch opleidingsziekenhuis in de regio Midden-Brabant, met drie locaties: twee in Tilburg en een in Waalwijk. Jaarlijks brengen patiënten 623.000 bezoeken aan een specialist, en zijn er 44.000 ziekenhuisopnames in het ETZ.
De 6500 medewerkers van het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis gaan werken met het nieuwe EPD, de patiënten van de drie locaties krijgen per 31 maart 2018 toegang tot hun patiëntenportaal. Deze week spreken we met Femke van Wetten. Van Wetten werkt al zes jaar bij het ziekenhuis, eerst als teamleader polikliniek, nu als projectleider MijnETZ.
Mogelijkheden van een patiëntenportaal
De keuze voor het nieuwe patiëntendossier is gevallen op Epic, een van oorsprong Amerikaanse leverancier. Het EPD van Epic biedt ook een patiëntenportaal, als desktop en als mobiele (MyChart) app. Het patiëntenportaal MijnETZ bevat een aantal functies, waaronder een overzicht van ziekenhuisafspraken, lab- en radiologieuitslagen, vragen aan een arts of verpleegkundige stellen (inclusief beeldmateriaal), vragenlijsten invullen voorafgaand aan ziekenhuisbezoek, herhaalrecepten aanvragen en brieven inzien. Daarnaast staan er een aantal nieuwe functies op de planning in 2018, vertelt Femke van Wetten.
Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis in Tilburg en Waalwijk
“In februari dit jaar ben ik begonnen als projectleider MijnETZ, het nieuwe patiëntenportaal van het ETZ dat tegelijkertijd met de grote livegang van het nieuwe elektronische patiëntendossier live gaat. Het ziekenhuis realiseerde zich dat ze, naast de applicatiebeheerder die verantwoordelijk is voor de bouw van MijnETZ, iemand nodig hadden voor de interne en externe communicatie over het nieuwe portaal. Iemand die wensen kon ophalen bij de verschillende stakeholders en hen tegelijkertijd kon laten inzien wat de meerwaarde kan zijn van een goed lopend patiëntenportaal”, zegt Femke van Wetten.
Uitslag binnen 7 dagen bekend
“We hebben in de afgelopen maanden al een aantal beslissingen genomen over de inrichting van het portaal”, zegt Van Wetten. Het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis kiest ervoor om labuitslagen, radiologie-uitslagen en PA-uitslagen beschikbaar te maken in het portaal zeven dagen nadat de uitslag bekend is. Van Wetten: “We moeten draagvlak creëren voor dit besluit. We merken dat specialisten en medewerkers sceptisch zijn over de effecten van MijnETZ omdat te vroege vrijgave van informatie of onderzoeksuitslagen aan de patiënten onrust kan geven.”
Binnen het Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional is gesteld dat ontsluiting van uitslagen binnen zeven dagen de norm is, zegt Van Wetten. “Goede zorg betekent dat je je patiënten zo snel mogelijk informeert over de uitslagen van hun diagnostische onderzoeken. Je wilt als patiënt immers niet langer wachten dan noodzakelijk is. Voor de specialisten en de polikliniekmedewerkers betekent dit dat ze aan moeten geven dat informatie inzichtelijk zal zijn in het portaal. Patiënten moeten hiervan op de hoogte zijn en vervolgens zelf kunnen bepalen of ze bepaalde informatie of uitslagen in willen zien of niet.”
Via browser en app
Via een browser op hun pc of laptop kunnen patiënten vanaf maart 2018 MijnETZ bezoeken. Daarnaast is er een mobiele app voor Android of iOS beschikbaar, die wordt geleverd door Epic. De app is te vinden onder de naam MyChart, waarbinnen gekozen kan worden voor MijnETZ.
Om het patiëntenportaal te beveiligen, heeft het ETZ gekozen voor 2-factor authenticatie, waarbij patiënten met een gebruikersnaam, wachtwoord en een email met bevestigingscode kunnen inloggen. “De MyChart app is momenteel niet compatibel met DigiD. Daarom bieden we 2-factor authenticatie aan met een gebruikersnaam en wachtwoord gebaseerd op de DigiD normen én een bevestigingscode per mail”, aldus Van Wetten. “We testen geregeld om te zorgen dat de systemen veilig zijn. Patiënten die voor het eerst hun volledige dossier via MijnETZ willen inzien moeten zich eerst melden en identificeren met een geldig legitimatiebewijs op een van de locaties van het ziekenhuis.”
Geen wildgroei aan apps
“Binnen het ETZ willen we de wildgroei van apps zoveel mogelijk tegengaan. We willen apps in de toekomst inpassen in de My Chart app, de applicatie van Epic, of samenwerken met Behandelwijzer, de app die momenteel al gebruikt wordt. We hebben in het nieuwe EPD de mogelijkheid om zelf nieuwe functies of vragenlijsten toe te voegen en te versturen, daar hebben collega’s trainingen voor gehad."
IC-verpleegkundigen leggen de werking uit van de Behandelwijzer app
Videoconsult uittesten
Een van de functies waar in 2018 mee geëxperimenteerd gaat worden is het videoconsult. Dat is technisch nog best ingewikkeld, zegt Van Wetten. “Voor video-consults willen we een beveiligde verbinding tussen patiënt en arts tot stand brengen via het EPD en het patiëntenportaal. Ook qua telefonie moet er een aantal zaken geregeld worden. Daarom starten we op 31 maart 2018 met een pilot bij de afdeling neurochirurgie en het Centrum Voortplantingsgeneeskunde Brabant.”
Die twee afdelingen worden veel bezocht door patiënten van buiten de regio, die soms anderhalf uur in de auto zitten voor een consult van 10 minuten. Zij kunnen veel baat hebben bij een videoconsult met hun arts , zegt ze. “We hopen aan te tonen dat video-consults een meerwaarde kunnen zijn voor de patiënten en de artsen van deze specialismen. Het is een service voor onze patiënten, zodat zij zich niet fysiek hoeven te verplaatsen, maar wel het broodnodige contact met hun behandelaar hebben op een meer persoonlijke manier dan via de telefoon.”
Verschillende wensen
In haar rol als projectleider praat Van Wetten dagelijks met collega’s - verpleegkundigen, poli-medewerkers, medisch specialisten - over de impact van het nieuwe EPD. “Per specialisme liggen de wensen voor wat een elektronisch patiëntendossier zou moeten kunnen uiteen. Het is de kunst om daar zo goed mogelijk op in te spelen. Er is veel mogelijk, maar niet alles kan gerealiseerd zijn voordat we op 31 maart 2018 overstappen op een nieuw EPD.”
Zo stelt de afdeling geriatrie hele andere eisen aan gebruik van het patiëntenportaal dan bijvoorbeeld voorplantingsgeneeskunde, zegt ze. “Bij die laatste zien we over het algemeen wat jongere patiënten, zeg van 25 tot 45, die digitaal vaardig zijn. Terwijl we bij geriatrie juist kunnen nadenken over het plaatsen van een computer op de poli, waar bezoekers, patiënten en mantelzorgers vragenlijsten kunnen invullen of in het dossier kunnen kijken, eventueel onder begeleiding van een polikliniekmedewerker.” Hoe kun je zo veel mogelijk collega’s en patiënten enthousiast krijgen om aan de slag te gaan, dat is de grote vraag.
Handige functie voor onderzoek
Zorgverleners - en met name medisch specialisten - enthousiast krijgen voor een nieuw EPD en patiëntenportaal is best een lastige klus, is een vaak gehoord punt rondom portalen. Hoe kijkt Van Wetten daar als projectleider tegenaan? “Sommige specialisten lijken koudwatervrees te hebben, anderen vinden het heel leuk en zien er de voordelen van in. En sommigen vinden dat ze patiënten - uit een goedbedoelde gedachte die heel begrijpelijk is - nog moeten beschermen”, aldus Van Wetten.
“Maar ‘de dokter zegt wat ik moet doen’ is lang niet op alle patiënten van toepassing vandaag de dag. Velen willen meedenken over hun behandeling, de opties die ze hebben en zelf veel lezen in de beschikbare informatie. Patiënten geven aan zelf te willen kiezen voor de behandelwijze en de wijze waarop zij daar al dan niet zelf in meebeslissen."
“Medisch specialisten worden enthousiast als je ze echt iets kan bieden met het EPD, bijvoorbeeld voor wetenschappelijke onderzoek of om hun werkproces efficiënter te maken. Voorheen werkten we met papieren vragenlijsten, nu kunnen we digitaal vragenlijsten en tevredenheidsonderzoeken versturen. Dat levert een schat aan digitale data op.”
Wat zijn uitdagingen voor het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis bij de invoer van het patiëntenportaal, welke oplossingen worden bedacht? En hoe werken patiënten, verpleegkundigen, medisch specialisten en IT-ers samen om de naderende livegang een succes te maken?Om op deze vragen een antwoord te krijgen werken Nictiz en SmartHealth samen in een serie artikelen en interviewen we zorgverleners, projectleiders en patiënten. Volgende editie:
- Dr. Guus Schoonman, neuroloog, onderzoeker en EPD-arts:“Dokters willen graag overtuigd worden, ook van de effecten van een nieuw patiëntportaal”
- Projectleider Femke van Wetten:“De kunst is rekening houden met alle uiteenlopende wensen”
[accordion]
[acc title="Foto credits:"]ETZ fotografie & film[/acc]
[/accordion]
